ที่มาของหลัก 5 ส.

แนวคิดของ 5ส. เริ่มมาจากกฎพื้นฐานในโรงงานอุตสาหกรรมครับ ในช่วงแรกกฎที่ซีเรียสที่สุดของโรงงานทุกโรงงานคือเรื่อง ความปลอดภัย(safety) จะอะไรไม่อะไรก็ต้องปลอดภัยไว้ก่อน กฎหรือหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยจึงห้ามต่อรอง คือพลาดไม่ได้ (ไม่เหมือนปริมาณของเสียในโรงงานที่ยังยอมรับได้ เช่น เสียได้ไม่เกิน 3% เป็นต้น แต่เรื่องความปลอดภัย เช่น คนตายได้ไม่เกิน 3 คน แบบนี้ต่อรองไม่ได้ ) สรุปว่าในการพัฒนาโรงงานยุคแรก เรื่อง Safety ห้ามต่อรอง แต่เรื่อง quality ยังพอต่อรองได้

ต่อมาแนวคิดด้านการพัฒนาอุตสาหกรรมเริ่มมองว่า เฮ้ย ทำไมเราซีเรียสเรื่อง Safety แต่เรายอมผ่อนปรนเรื่อง quality ล่ะ ทำไมเราไม่ซีเรียสเรื่อง quality พอๆกับที่ซีเรียสเรื่อง Safety บ้าง ยุคนี้ก็เลยเริ่มพัฒนาแนวคิดที่เราเรียกว่า การจัดการคุณภาพขึ้น

คำถามคือ แล้วจะทำยังไงให้การจัดการคุณภาพดีขึ้น แนวคิดหนึ่งเลยบอกว่า ในโรงงานมีเครื่องจักรเยอะก็จริง แต่สุดท้ายแล้วมันก็ถูกควบคุมโดยคน ฉะนั้น ถ้าเราต้องการพัฒนาเรื่อง Quality ให้เข้มข้นพอๆกับ Safety วิธีก็คือเราต้องทำให้คน Alert อยู่เสมอ (พื้นฐานคือต้องการให้ระวังมากขึ้นนั่นแหละ) และหนึ่งในวิธีการที่จะทำให้คน Alert ก็คือวิธีที่เรียกว่า 5 ส. ครับ

5ส. เกิดจากวัฒนธรรมนึงของคนญี่ปุ่น นั่นคือ แนวคิดที่ว่า “จงจัดข้าวของให้อยู่ในระเบียบ” ดังนั้นหลักการของ 5ส. จึงเป็นการจัดแจงบางอย่างเพื่อให้คุณภาพของงานดีขึ้น โดยผมจะไล่ไปทีละตัวครับ

โอเค ลองนึกถึงโต๊ะทำงานของคุณดูนะครับ ถ้าสังเกตดีๆเราจะพบว่าบนโต๊ะทำงานหรือหน้างานของเราเนี่ย มันจะประกอบไปด้วยของสองสิ่ง คือสิ่งที่จำเป็น และสิ่งที่ไม่จำเป็น

สิ่งที่จำเป็น ก็หมายถึง อะไรก็ตามที่ถ้าขาดมันไป จุดประสงค์แห่งงานจะไม่บรรลุ เช่น คุณทำงานเขียนแบบ สิ่งจำเป็นก็คือ ดินสอ เพราะไม่มีดินสอ คุณก็เขียนแบบไม่ได้ แล้วไอ้สิ่งที่จำเป็นนี้ เป็นเรื่องของใครของมันนะครับ เป็นเรื่องของคนหน้างานนั้นๆ ถ้าคนอื่นจะมาบอกว่าอันนี้จำเป็นนะ อันนี้เบิ๊ดกระโหลกได้เลยครับ มายุ่งอะไรเล่า จำเป็นของผมกับจำเป็นของคุณอาจจะไม่เหมือนกันก็ได้นิ

ส่วนสิ่งที่ไม่จำเป็น คงไม่ต้องอธิบาย ก็คือตรงข้ามกับสิ่งที่จำเป็นนั่นแหละ ถึงขาดไปก็ไม่ได้ทำให้งานเสียไป เป็นของที่ไร้ประโยชน์ เหมือนความรักที่เขาไม่เอา ว่าไปนั่น 55555+

ต่อๆ ทีนี้การจะแยกสิ่งที่จำเป็นออกจากสิ่งที่ไม่จำเป็น มันก็เลยต้องทำกิจกรรมบางอย่างที่เราเรียกว่า Big cleaning day ไงครับ จุดประสงค์ในการทำ Big cleaning day คือการแยกสิ่งที่ไม่จำเป็นออกมา แล้วจริงๆในขั้นตอนนี้มันแฝงอุบายไว้สองอย่าง คือหนึ่ง มันบังคับให้เราตรวจเช็คอุปกรณ์หน้างานว่าอยู่ในลักษณะที่ “พร้อมใช้” หรือไม่ ถ้าเจออะไรที่อยู่ในสภาพไม่พร้อมใช้ เราก็จะแขวนป้ายหรือติดป้ายไว้(ที่เรียกว่าป้ายแดงนั่นแหละ) และสอง มันเป็นการสอนพนักงานทางอ้อมให้รู้ว่า อุปกรณ์ต่างๆตรงหน้าคุณมันทำงานอย่างไร ใช่ป่าวล่ะ คุณจะรู้ว่ามันพร้อมใช้ แปลว่าคุณต้องรู้ว่ามันใช้ยังไง

และไอ้กระบวนการที่เราแยกสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากสิ่งที่จำเป็นนี่แหละ คือ ส. แรก ที่เรียกว่า “สะสาง” ในภาษาญี่ปุ่นใช้คำว่า SEIRI ครับ

เมื่อสะสางเสร็จ หน้างานของเราก็จะมีแต่ “สิ่งจำเป็นที่พร้อมใช้” จากนั้นเราก็จะเอาไอ้สิ่งจำเป็นทั้งหลายมาจัดลำดับความสำคัญ เพ่อให้มันใช้งานง่ายขึ้น ในขั้นตอนนี้เราเรียกว่า SEITON หรือ “สะดวก”

การทำ ส.สะดวก สามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเด็นหลัก เรียกว่า 3 กำหนด ได้แก่

1. Teichi คือ การกำหนด “ตำแหน่ง” ว่าจะเอาอะไรวางไว้ตรงไหน ขั้นนี้มีหลักในการวางอีกหลายอย่าง จะไม่เขียนในนี้เพราะยาว
2. Teihyo เป็น การกำหนด “สิ่งของ” คือทำอย่างไรให้สามารถใช้งานได้ทันที จุดประสงค์คือ อยากให้คนใช้เข้าใจว่ามันใช้งานอะไรได้บ้าง วิธีที่นิยมคือทำสื่อสายตา (visual aids ) เป็นต้น
3. Teiryo คือ การกำหนด “ปริมาณ” เช่นว่า กระดาษจะต้องมีกี่ชิ้น ประมาณนี้

เมื่อทำครบทั้ง 3 กำหนดแล้ว หน้างานของเราก็จะมีแต่ “สิ่งจำเป็นที่ได้รับการจัดวางอย่างดี” ลองจินตนาการดูสิครับว่าจะฟินนาเล่แค่ไหน

อ้อ เกือบลืม ในการทำ 3 กำหนดนี้ หน้างานเป็นคนทำนะครับ หัวหน้าอย่ายุ่ง หัวหน้าเป็นแค่คนสอนครับ ให้หน้างานเขาทำเอง ส่วนใหญ่ที่ทำแล้วบึ้มก็เพราะหัวหน้าลงมาจู้จี้นี่แหละ

แล้วผมเบรคตรงนี้นิดนึง ขั้นตอนการ “สะสาง” และ “สะดวก” ส่วนใหญ่จะถูกนำไปกำหนดเป็นมาตรฐานการทำงานนะครับ ฉะนั้นถ้าที่ไหนยังไม่มีมาตรฐานการจัดการคุณภาพในที่ทำงาน ลองเอาสิ่งที่ผมบอกไปวางมาตรฐานดูครับ รับรองว่าคุณจะหล่อมาก หรืออาจจะโดนหัวหน้าหมั่นไส้ โทษฐานที่รู้มากเกินเหตุ 55555+ (ภายใต้เลข 5 มีน้ำตาซ่อนอยู่)

อะเคร พอเราได้ “สิ่งจำเป็นที่ได้รับการจัดวางอย่างดี” แล้ว ขั้นตอนต่อมาก็คือ เราก้ต้องควบคุมให้มันเป็นไปตามนั้น โดยการให้คนหน้างานคอยตรวจเช็ค/ตรวจสอบความผิดปกติที่เกิดขึ้น ตัวอย่างคลาสสิคของขั้นตอนนี้ก็คือ เขาเปรียบว่าเวลาเจอคราบสกปรก อย่าพึ่งเช็ดออก ให้ตรวจสอบก่อนว่าคราบนั้นมันมาจากไหน มันเกิดจากอะไร พอรู้สาเหตุถึงค่อยล้าง และจากตัวอย่างนี้ เขาเลยเรียกกระบวนการตรวจเช็คความผิดปกตินี้ว่า “สะอาด” ภาษาญี่ปุ่นใช้ว่า SEISO

เสร็จแล้ว เขาก็บอกว่า ไอ้ 3ส. ที่ทำมาทั้งหมดน่ะ อย่าทำแล้วก็จบนะ ให้ปรับปรุงให้มันดีขึ้นเรื่อยๆ ภาษาญี่ปุ่นเรียกขั้นตอนนี้ว่า SEIKETSU ภาษาไทยเรียกว่า “สุขลักษณะ”

จริงๆมันจบแล้วแหละ กระบวนการมันก็มีแค่ 4 ตัวนี้ แต่มันมีกิมมิคนิดหน่อยตรงที่ภาษาญี่ปุ่น เลข 4 มันออกเสียงว่า ชิ(shi) ซึ่งเป็นเสียงเดียวกับคำว่า ตาย อย่างบอกว่าไปตายซะ ภาษาญี่ปุ่นจะพูดว่า ชิเดะ(Shide) เขาเลยรู้สึกว่าถ้าปล่อยให้มันมี 4 ตัว การออกเสียงมันก็จะอัปมงคลหน่อยๆ ก็เลยเพิ่มมาอีกตัวคือตัวที่เรียกว่า SHITSUKE ภาษาไทยเรียกว่า “สร้างนิสัย” ก็คือเป็นการบอกพฤติกรรมที่ควรปฏิบัติอ่ะครับ เช่น คนงานต้องแต่งตัวดี แต่งตัวรัดกุม ต้องเคารพกติกานะ ต้องทำตามกฎอย่างเคร่งครัด อะไรก็ว่าไป

สรุปว่า 5 ส. เนี่ย มันเริ่มมาจากคนญี่ปุ่น เขาจงใจใช้ตัวอักษร S นำหน้าทั้งหมดจะได้เรียกง่ายๆ ทีนี้พอจะแปลเป็นไทย คนไทยก็เลยคิดว่า ตัว S มันก็คือ ส.เสือ งั้นเอา ส.เสือขึ้นละกันวะ มันก็เลยกลายเป็นหลัก 5ส. ได้แก่ สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย

บทความทั้งหมดได้ย้ายไปที่ https://www.appreciativesystem.com/ 
สามารถติดตามบทความและความรู้ต่างๆได้ที่เว็บใหม่ครับ

Panat neramittagaphong

 

(ที่มารูปหน้าปกจาก : คลิ๊กที่นี่ )